Per chi
-
tutti! Chi è convinto di scrivere bene le email, chi sa di scriverle male – non si finisce mai di imparare!
Come tutte le cose, più sembra facile, più (probabilmente) è difficile. Ecco qualche spunto (non regole, ma spunti) di riflessione per aiutare noi tutti, anche perché sappiamo che la buona comunicazione sta alla base praticamente di tutto.
Da fare
- usare l’oggetto per dire subito di che si tratta (altrimenti rischiate che venga cestinata subito; mai “email”, “info”, “ciao Andrea”)
- UN argomento, UN‘email – sempre
- usare “per favore” e “grazie”, invoglia una reazione
- essere sintetici – il tempo delle persone è prezioso
- leggi, rileggi – assolutamente necessario per un’email scontrosa, polemica, “difficile”; sulla bocca non abbiamo il tasto “invia” (e ci vorrebbe) ma sull’email sì, aspetta prima di cliccare.
Da non fare
- ci sono occasioni in cui una telefonata è più veloce di 15 email, non abusare del mezzo
- non introdurre un nuovo argomento in mezzo ad uno scambio di email – nuovo argomento, nuova email
- non usare la funzione CC (mettere in copia) se non ha un senso – abbiamo tutti troppa posta da leggere
- non scrivere MAI in un’email cose che non vorresti vedere stampate su un giornale: le email alla fine non sono veramente private (a fare uno screen shot e sbattere un’email su una piattaforma social siamo bravi tutti …)
- non usare il tuo account aziendale per gestire la tua posta privata, diventa proprietà dell’azienda
- non usare un linguaggio complesso, arcaico e di difficile interpretazione; il tuo obiettivo è fare arrivare un messaggio, con un linguaggio semplice aumenti le probabilità.
Mi sento un po’ anglosassone a scrivere post come questo. L’essere brevi, focalizzati, semplici e chiari va a braccetto con la lingua inglese. L’essere di difficile interpretazione, variabile nei sensi, avere mille sfumature e non essere affatto chiari fa parte della cultura e la tradizione italiana. Nella lettera d’amore va anche bene, (molto meglio dell’inglese!) ma nella comunicazione business solitamente non c’è posto per gli equivoci.
Ricordati che “probabilmente” il tuo obiettivo è fare arrivare un messaggio preciso dall’altra parte. Devi impegnarti a far sì che quel messaggio arrivi al 100%. E probabilmente se non arriva, o arriva incompleto, la colpa è più di chi l’ha scritto che di chi l’ha letto.
Basta, ho scritto anche troppo per i miei gusti.
