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Vi dice qualcosa questo scenario?

A crea un documento in Word e lo manda in allegato a B. (Ed esistono 2 copie uguali, uno da A e uno da B)

B lo integra e lo manda a A e C per modifiche. (Esistono ore le 2 copie di prima più altre 3, e sono 5 copie e 2 versioni)

C fa delle correzioni e lo manda a B ma non a A. (Esistono 7 copie, 3 versioni ma non tutti hanno tutte le versioni).

B fa delle modifiche al documento, ed a A viene in mente un’integrazione da fare. B fa le modifiche sull’ultima versione, ma A lavora sulla penultima versione. Tutti e due mandano i loro documenti o a C in allegato. (Esistono 9 copie, 5 versioni e non esiste più “l’ultima versione modificata”).

C va nei pazzi perché non capisce più nulla, e passa tre ore a cercare di integrare il tutto in un unico documento senza perdere niente. Chiaramente non ci riesce, e poi litiga con A e B.

Ecco – c’è un modo migliore per lavorare.

Strumenti

Nell’ambito di una collaborazione su un progetto web ci si trova spesso a doversi scambiare documenti (foto, video, testi…).Per qualsiasi tipo di lavoro in cui siamo coinvolti spesso ci si trova a doversi scambiare/modificare/integrare contenuti (foto, video e sopratutto testi), È utile avere una piattaforma di condivisione (repository) a cui appoggiarsi, anziché usare il vecchio metodo dell’invio dell’email. Perché non inviare un’email?

• con l’email si invia un documento a destinatari specifici, mentre un repository consente di mettere un documento in una cartella online, dove chi è autorizzato può accedere
• l’email con allegato è esclusiva o intrusiva, nel senso che o la invio a una persona sola, ma le altre non ricevono niente, o la invio a tutti appesantendo la casella postale di chi non è interessato
• il documento in allegato è dipendente dall’email a cui è allegato, per cui la ricerca richiede sempre un doppio passaggio: prima cerco l’email e poi apro il documento

Per condividere documenti esistono due piattaforme rapide, robuste: Dropbox e Google Drive. Entrambe sono gratuite finché non si supera una certa mole di dati che è pari a 2Gb per Dropbox e 10 Gb per Google Drive.

Dropbox

Dropbox permette semplicemente la condivisione di un unico documento a cui possono accedere tutte le persone autorizzati (quindi non esistono tutte le varie versioni del documento). Ma per poter lavorare sul doc devo avere il software installato sul device con cui accedo a Dropbox (word, excel, powerpoint ecc.)

Il primo passo da fare per utilizzare Dropbox è scaricare il software sul pc e creare un account dedicato

• scegliere l’opzione gratuita da spazio da 2gb oppure quello a pagamento
• dopo l’installazione nella sezione utente di windows si crea una cartella di Dropbox in cui in file potranno essere condivisi con  altri dispositivi
• accedendo direttamente al sito è possibile selezionare la condivisione dei propri file con altri utenti oppure renderli pubblici, dopo aver effettuato la convalida tramite una mail di conferma sul proprio account di posta elettronica
• è possibile, anche in questo caso, salvare una copia su device e una online consultabile da qualsiasi dispositivo

 Google Drive

Google Drive invece permette proprio la collaborazione simultanea su un unico documento usando direttamente gli strumenti di google ed evitando la necessità di avere software specifico sul device

Come tutti gli strumenti di google per accedere è necessario possedere un account su gmail.

• una volta acceduti al proprio account in altro cliccare sul pulsante drive
• si aprirà una pagina con un’icona crea per creare un nuovo file e le varie tipologie di documento che possiamo realizzare
• accanto all’icona crea, è posizionato il pulsante carica file che ci permette di salvare il file e decidere l’opzione di condivisione
• a seconda della tipologia del documento e dello scopo per cui è stato redatto, sceglieremo se rendere il nostro file pubblico, privato, se condividerlo con qualcuno che può modificarlo oppure solo leggerlo
• a questo punto è possibile salvare il file in cartelle divise per argomento, e cambiarne la destinazione o le limitazioni della condivisione
• è possibile, mediante una stellina che si visualizza all’interno del box, inserire il documento tra i preferiti, in modo da poterlo visualizzare sempre il alto al momento della ricerca
• ci sono anche diverse opzioni di visualizzazione: elenco, griglia, ordine
• abbiamo a disposizione anche una chat che per ogni documento ci permette di dialogare con le persone che condividono con noi il documento
• il vantaggio di salvare su google drive è che salviamo direttamente sui server di google, il che ci permette di potervi accedere da qualsiasi dispositivo in qualsiasi parte dal mondo si riesca ad accedere al proprio account gmail

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